Informacja o przetwarzaniu danych osobowych i wykorzystywaniu plików cookie

Administratorem danych osobowych, których zasady przetwarzania opisujemy w tym dokumencie, jest Fundacja Star of Life (dalej: Star of Life, Fundacja, my) z siedzibą w Poznaniu. 61-144, Osiedle Stefana Batorego 38/17. Aby się z nami skontaktować, należy wysłać wiadomość na adres e-mailowy: biuro@staroflife.pl lub pocztą tradycyjną na adres siedziby.

Jeżeli chcesz skontaktować się w sprawie danych osobowych, możesz to zrobić za pośrednictwem adresu mojedane@staroflife.pl.

W tym dokumencie przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące tego, jak przetwarzamy dane osobowe w Fundacji. Prezentujemy również, jakie dane gromadzimy i wyjaśniamy, w jakim celu to robimy, na jakiej podstawie i jak długo przechowujemy. Poinformujemy również w tym dokumencie, jakie masz prawa, jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe.

Jakie dane przetwarzamy?

Przetwarzamy tylko te dane, które nam przekażesz. Większość z nich przechowujemy w formie elektronicznej – na wynajętym serwerze, komputerach biurowych, w telefonach służbowych. Przetwarzamy dane za pośrednictwem narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez Fundację i podmioty współpracujące z nami. Są to przede wszystkim systemy do zarządzania relacjami i kontaktami (CRM), system obsługi poczty elektronicznej, chmura do przechowywania plików, system rekrutacyjny i obsługi współpracowników (HRM). Część danych przetwarzamy i przechowujemy w wersji papierowej.

Komu powierzamy dane

Dane osobowe przekazujemy do przetworzenia podmiotom, z którymi współpracujemy, które są odpowiedzialne za m.in.:

  • obsługę informatyczną Fundacji, w tym hosting danych;
  • obsługę księgową Fundacji (dotyczy osób przekazujących darowizny oraz przekazujących wpłaty za szkolenia).

Wszystkie te podmioty działają na podstawie umów powierzenia danych i zobowiązane są do ochrony danych osobowych. Korzystamy również z rozwiązań IT, których serwery znajdują się poza Polską i Unią Europejską (tzw. kraje trzecie). Do takich rozwiązań należy GSuite, Google Analytics (Google Inc.), Microsoft Office 365, Azure (Microsoft). Jednakże zapewniamy, że stosują oni wymagane prawem zabezpieczenia, by móc zadbać o Twoją prywatność i poufność danych. W trosce o to zawarliśmy umowy powierzenia danych lub w ramach regulaminów usług, firmy te zobowiązały się do przestrzegania Unijnych przepisów. Dane te chroni również Tarcza Prywatności. Więcej o tym możesz znaleźć tutaj: https://www.youtube.com/watch?v=9zL-hKc-ImI i tutaj https://policies.google.com/privacy/frameworks

W przypadku korzystania z komunikacji pocztą tradycyjną dane powierzamy do przetwarzania pośrednikom pocztowym, firmom kurierskim oraz brokerom usług na podstawie regulaminów usług.

Niektóre sytuacje wymagają przekazania danych innym odbiorcom (np. współpracującym z nami przy organizacji przedsięwzięcia lub projektu). O każdej sytuacji zawsze wcześniej Ciebie powiadomimy.

Prawa osób, których dane przetwarzamy

Każdy, których dane przetwarzamy ma prawo do dostępu do swoich danych, w tym uzyskania kopii danych, prawo do żądania sprostowania oraz – w określonych przypadkach – usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

Osoby, których dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (np. przesyłania podziękowań osobom wspierających nas darowizną, przekazującym 1% podatku oraz adresatom notatek i informacji prasowych), mogą zgłosić sprzeciw, informując, że nie życzą sobie kontaktu z naszej strony.

Część danych przetwarzamy, by móc spełnić umowę, którą zawarliśmy. Część umów (np. wysyłka zamówionego wcześniej newslettera lub innych materiałów) można rozwiązać w każdej chwili (np. klikając w odpowiedni link). Innego rodzaju umowy (np. umowy darowizny lub dotyczących szkoleń) można rozwiązać na podstawie tej umowy lub zapisów w innych przepisach prawnych. Jeżeli Twoje dane przetwarzamy na podstawie zgody – taką zgodę można wycofać w każdej chwili. W przypadku, gdy przetwarzamy dane na podstawie umowy lub zgody – dane możemy również, na Twoje żądanie przenieść do innego przetwarzającego, którego wskażesz.

Jeżeli uważasz, że naruszyliśmy Twoje prawa, możesz zgłosić skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli jednak zauważysz jakiś problem, prośmy, abyś skontaktował się również z nami. Bezpieczeństwo Twoich danych to dla nas priorytet, chcemy jak najlepiej chronić Twoje prawa. Jeżeli popełnimy gdzieś błąd – chcemy go jak najszybciej naprawić.

Jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednak jeśli zauważysz jakiś problem, poinformuj o nim również nas. Dokładamy starań, żeby jak najlepiej chronić Twoje prawa. Jeśli popełnimy błąd, będziemy chcieli go jak najszybciej naprawić.

Dlaczego przetwarzamy dane? Jakie dane przetwarzamy?

 

Dane użytkowników korzystających ze stron internetowych należących do Fundacji.

Poprzez nasze strony internetowe zbieramy dane w takim zakresie, jakim jest to niezbędne do utrzymania sprawnego działania funkcjonalności strony, zarządzania nimi oraz analizowania skuteczności prowadzonej komunikacji.

Nasze narzędzie do generowania statystyk (Google Analytics) zbiera przy pomocy plików cookie: adres IP (w postaci anonimowej, lecz nasz administrator ma dostęp do pełnego adresu IP zapisanego w logach serwera), typ urządzenia, z którego się łączysz, system operacyjny, nazwę domeny, z której łączysz się z naszą stroną, dane lokalizacyjne (państwo, miasto), rozdzielczość ekranu, informacja o treści i stronach, które były odczytywane na naszej stronie przez Ciebie.

Zbierane przez nas dane nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi nasze strony. Możesz korzystać ze strony zupełnie anonimowo – rejestracja nie jest konieczna. Nieraz musimy poprosić Ciebie o identyfikację, gdyż niektóre czynności po prostu tego wymagają, np. przekazywanie darowizny, podpisywanie petycji, apelu lub zapis do newslettera.

Informacje opublikowane na naszych stronach oraz dane statystyczne przechowujemy przez cały okres działalności Fundacji.

Informacje zawarte powyżej znajdują zastosowanie wyłącznie do stron prowadzonych przez Fundację Star of Life. Nie odpowiadamy za polityki bezpieczeństwa i prywatności w innych stronach internetowych, do których linki znajdują się na naszej stronie.

Dane subskrybentów newsletterów, list mailingowych

 

Przetwarzamy imiona, nazwiska i adresy e-mail subskrybentów newslettera Fundacji Star of Life oraz list mailingowych w celu wysłania zamówionych informacji. Podanie danych jest dobrowolne, lecz konieczne do wykonania umowy.

W naszych mailingach wykorzystujemy techniki pozwalające na zbieranie informacji o ilości otwarcia korespondencji, dostarczalności oraz klikalność. Analizujemy jednak zbiorcze informacje a nie aktywność pojedynczych subskrybentów.

W dowolnym momencie możesz zrezygnować z subskrybcji, klikając w link rezygnacji w stopce wiadomości. Znajduje się tam także link do rezygnacji ze wszystkich list mailingowych.

Dane subskrybentów, którzy zrezygnowali z prenumeraty są przetwarzane przez nas na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. przekazanie darowizny, rezygnacja z newslettera, udział lub rejestracja w wydarzeniu, który wymaga rejestracji, kontakt e-mail). Jeżeli chcesz, żebyśmy usunęli informację wcześniej o Twojej subskrybcji - skontaktuj się z nami: mojedane@staroflife.pl.

Dane darczyńców i osób nas wspierających

Fundację Star of Life możesz wspierać finansowo oraz rzeczowo. Darowizny pieniężne możesz przekazać przelewem na rachunek bankowy Fundacji, poprzez system płatności Dotpay oraz system PayPal obsługujący płatności online a także za pośrednictwem kart płatniczych.

Gdy przekazujesz nam darowiznę za pośrednictwem przelewu bezpośredniego na rachunek bankowy to przetwarzamy dane osobowe przekazane nam przez bank czyli: imię, nazwisko, numer rachunku, kwotę darowizny, adres, tytuł przelewu. Jest to niezbędne do wykonania umowy darowizny i wypełnienia obowiązków, które ciążą na nas (m.in. na podstawie przepisów dotyczących rachunkowości).

Jeżeli podasz dane w tytule przelewu (np. adres e-mail) będziemy je przetwarzać na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu wysłania Tobie podziękowania za wsparcie. W tym samym celu wykorzystujemy adresy z przelewów bankowych osób przekazujących nam darowizny. Kilka razy w roku (nie więcej jednak jak 4 razy) wysyłamy darczyńcom podziękowania za wsparcie Fundacji, podsumowanie, na co wydaliśmy pieniądze a także materiały Fundacji. Jeżeli nie chcesz takiej formy kontaktu z naszej strony, prosimy o umieszczenie w tytule przelewu „Nie chcę korespondencji”. Możesz też wysłać swój sprzeciw na adres: mojedane@staroflife.pl. Możemy też przekierować korespondencję na inny adres niż na przelewie lub kontaktować się z Tobą w wersji elektronicznej – w takiej sytuacji wpisz swój adres e-mail w tytule przelewu lub skontaktuj się z nami.

Gdy przekazujesz nam darowiznę za pomocą platfomy Dotpay lub PayPal prosimy o podanie imienia, nazwiska, by wiedzieć, z kim zawieramy umowę (np. by móc wystawić zaświadczenie do odliczenia darowizny od podatku lub zwrócić wpłacone pieniądze), kwoty darowizny oraz adresu e-mail, który jest niezbędny do obsługi płatności przez platformę oraz system CRM. Jest to niezbędne by zrealizować umowę darowizny oraz wypełnić ciążące na nas obowiązku prawne. Podanie danych jest  dobrowolne ale wymagane do przekazania darowizny. Możesz również przekazać nam dodatkowe dane takie jak adres korespondencyjny. Adres e-mail oraz adres korespondencyjny (jeżeli nam podasz) posłuży nam do potwierdzenia wykonania przelewu oraz podziękowania za udzielone wsparcie. Jeżeli nie życzysz sobie podziękowań – zaznacz odpowiednie pole w formularzu darowizny (jeżeli dostępne) lub skontaktuj się z nami: mojedane@staroflife.pl.

Dane osób, które przekazują nam wsparcie przetwarzamy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. przekazanie darowizny, rezygnacja z newslettera, udział lub rejestracja w wydarzeniu, który wymaga rejestracji, kontakt e-mail).

Dane osób przekazujących 1% podatku

Urząd Skarbowy przekazuje nam dane osób, które przekazały nam 1% podatku i zaznaczyły zgodę w formularzu PIT na przekazanie nam swoich danych. Są to imiona, nazwiska podatnika, adres, wysokość kwoty 1% podatku, dane współmałżonka/-ki, jeżeli rozliczanie podatku nastąpiło w sposób wspólny z małżonkiem. Przekazywane są również informacje zamieszczone w rubryce dotyczące celu szczegółowego i miejsca na korespondencję z organizacją. Dane przetwarzamy na podstawie naszego uzasadnionego prawnie interesu w celu podziękowania za wsparcie. Na adres przekazany przez US przesyłamy list z podziękowaniem, podsumowanie wydatków oraz nasze materiały. Jeżeli nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane w tym celu, nie zgadzaj się na przekazywanie nam tych informacji przy okazji kolejnego rozliczenia podatku. Jeżeli jednak zmieniłeś zdanie po przekazaniu danych – skontaktuj się z nami na adres: mojedane@staroflife.pl

Dane osób, które przekazują nam 1% podatku, przetwarzamy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. przekazanie darowizny, rezygnacja z newslettera, udział lub rejestracja w wydarzeniu, który wymaga rejestracji, kontakt e-mail).

Dane osób ankietowanych

Czasami, korzystając z możliwości naszego systemu CRM publikujemy ankiety np. pytając o jakieś zagadnienie, którym aktualnie się zajmujemy. Nasze ankiety nie zbierają żadnych dodatkowych danych umożliwiających identyfikację, chyba, że jest to opisane w treści ankiety. W takiej sytuacji powiadomimy Ciebie przed jej wypełnieniem.

Jeżeli dane te nie są wymagane to prosimy o nieprzekazywanie nam swoich danych osobowych. Jeżeli jednak zdecydujesz się je przekazać, przetworzymy je na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w celach archiwizacyjnych, do końca działalności Fundacji. Sprzeciw możesz wysłać na adres: mojedane@staroflife.pl

 

Dane uczestników szkoleń i innych wydarzeń

Często organizujemy różne wydarzenia. Większość z naszych wydarzeń wymaga wcześniejszej rejestracji. Zazwyczaj prosimy o podanie imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, adresu zamieszkania.

W przypadku szkoleń z zakresu pierwszej pomocy wymagamy też podania numeru PESEL – tylko ten numer umożliwia przypisanie konkretnego certyfikatu do konkretnej osoby i uniemożliwia legitymowanie się certyfikatem wydanym dla innej osoby.

Podanie danych przy rejestracji jest dobrowolne, ale konieczne do rejestracji i udziału w wydarzeniu. Dane te przetwarzamy, by móc wykonać umowę.

Po zakończeniu wydarzenia  przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami. Dane osób, które wzięły udział w wydarzeniu lub się na nie zakwalifikowały przetwarzamy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. przekazanie darowizny, rezygnacja z newslettera, udział lub rejestracja w wydarzeniu, który wymaga rejestracji, kontakt e-mail). Dane osób, które nie zakwalifikowały się na wydarzenia usuwamy nie później niż 2 lata po zakończeniu roku kalendarzowego od ostatniej interakcji z daną osobą. Jeżeli chcesz, żeby usunąć wcześniej – skontaktuj się z nami pod adresem: mojedane@staroflife.pl

Jeżeli korzystamy ze środków pochodzących od grantodawców, którzy wymagają przechowywania od nas dokumentacji przez dłuższy czas – powiadomimy Ciebie o tym.

Przy niektórych wydarzeniach prosimy dodatkowo o zgodę na informowanie o podobnych inicjatywach. Jeżeli wyraziłeś zgodę na informowanie – masz prawo do wycofania zgody, żądania przeniesienia danych. Jeżeli tego nie zrobisz – będziemy przechowywać i przetwarzać dane do końca działalności Fundacji.

Dane dziennikarzy i przedstawicieli mediów

Przechowujemy i przetwarzamy dane dziennikarzy oraz przedstawcieli mediów. Dane te pozyskujemy bezpośrednio od nich, od redakcji lub z Internetu. Zakres może obejmować: imię, nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu, adres redakcji, historię interakcji i publikacji, grupę zainteresowań. Dane te przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu informowania o działaniach podejmowanych przez Fundację oraz zarządzania relacjami.

Jeżeli chcesz otrzymywać nasze informacje prasowe – skontaktuj się z nami: biuro@staroflife.pl. Podanie danych jest dobrowolne.

Dane przetwarzamy do końca działalności Fundacji, chyba, że wcześniej uzyskamy informację, że dane nie są prawidłowe. Możesz zgłosić swój sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na adres: daneosobowe@staroflife.pl

Dane osób kontaktujących się z nami poprzez e-mail, telefon, listownie lub osobiście

 

Osoby, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie, SMS-owo, listownie, również przekazują nam swoje dane. Dane te przetwarzany na mocy uzasadnionego interesu, w celu obsługi korespondencji, zgłoszonego problemu, w celu związanym z treścią komunikacji lub nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane te obejmować mogą: imiona, nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, inne informacje zawarte w treści komunikatów. Podanie danych jest dobrowolne. Dane przetwarzamy w celu zarządzania relacjami oraz archiwizacyjnym do końca działalności Fundacji. Wyjątkiem od zasady są informacje o wrażliwym charakterze, w szczególności zgłoszenia spraw, które usuwamy lub anonimizujemy niezwłocznie po zamknięciu sprawy.

 

Pliki cookie

Aby zapewnić sprawne funkcjonowanie naszych stron, czasami umieszczamy na komputerze użytkownika (bądź innym urządzeniu) małe pliki – tzw. cookies („ciasteczka”). Podobnie postępuje większość dużych witryn internetowych.

Czym są pliki cookie?

„Cookie” to mały plik tekstowy, który strona internetowa zapisuje na komputerze lub urządzeniu przenośnym internauty w chwili, gdy ten ją przegląda. Strona ta może w ten sposób zapamiętać na dłużej czynności i preferencje internauty (takie jak nazwa użytkownika, język, rozmiar czcionki i inne opcje). Dzięki temu użytkownik nie musi wpisywać tych samych informacji za każdym razem, gdy powróci na tę stronę lub przejdzie z jednej strony na inną.

Jak używamy plików cookie?

Strony należące do Fundacji Star of Life wykorzystują ciasteczka w celu tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin serwisów za pomocą Google Analytics.

Wypełnianie formularzy i przekazanie darowizny za pośrednictwem naszej strony może pozostawiać ciasteczka w celu zapewnienia funkcjonalności formularzy, zapisaniu informacji o wypełnieniu formularza, akceptacji informacji o cookie itp.

Jak kontrolować pliki cookie

Pliki cookie można samodzielnie kontrolować i usuwać – szczegóły są dostępne na stronie aboutcookies.org.  Można usunąć wszystkie pliki cookie zamieszczone na swoim komputerze, a w większości przeglądarek wybrać ustawienie, które uniemożliwia instalowanie tych plików. W takim przypadku może się okazać konieczne dostosowanie niektórych preferencji przy każdej wizycie na danej stronie, a część opcji i usług może być niedostępna.

Ta wersja Polityki prywatności obowiązuje od 24 maja 2018 r.